In den vergangenen Jahren ist die Nutzung elektronischer Signaturen in der Unternehmenswelt immer wichtiger und häufiger geworden. Mit einer neuen Generation qualifizierter vertrauenswürdiger Serviceanbieter – so, wie ZealiD – und die Ausbreitung von sowohl Smartphones, als auch elektronischer ID-Karten mit eingebautem Chip, ist nun die Zeit gekommen, um qualifiziertes Unterzeichnen zu adaptieren und zu nutzen.
Die Europäische Union hat die rechtliche Validität qualifizierter elektronischer Signaturen erkannt und ein regulierendes Gerüst etabliert, das deren Gebrauch in kommerziellen Transaktionen fördert und vorantreibt. Vor diesem Hintergrund sollten in der EU operierende Anwaltskanzleien deshalb qualifizierte elektronische Signaturen nutzen – und zwar aus verschiedenen Gründen. Hier folgen nun vier der wichtigsten.
- Konformität mit der EU-Gesetzgebung
Die EU hat ein rechtliches Gerüst etabliert, das elektronische Signaturen als rechtlich bindend und durchsetzbar ansieht. Die eIDAS-Regulierung – eIDAS steht übrigens für electronic IDnetification, Authentication, and Trust Services – hat einen gemeinsamen Standard für sämtliche elektronischen Signaturen innerhalb der EU geschaffen. Qualifizierte elektronische Signaturen sind gemäß dieser Vorgaben die höchste Stufe der elektronischen Signaturen. Sie haben dieselbe rechtliche Gültigkeit wie handschriftliche Signaturen. Anwaltskanzleien, die diese qualifizierten elektronischen Signaturen – auch QES genannt – adaptieren, erfüllen die Konformitäts-Vorgaben dieses regulierenden Gerüsts und gewährleisten so zudem die rechtliche Gültigkeit ihrer elektronischen Signaturen.
- Eine erhöhte Effizienz und Kosteneinsparungen
Anwaltskanzleien, die qualifizierte elektronische Signaturen adaptieren und nutzen, können von einer erhöhten Effizienz und massiven Kosteneinsparungen profitieren. Elektronische Signaturen schaffen die Notwendigkeit des Druckens, der Postbeförderung und der handschriftlichen Unterzeichnung wichtiger Dokumente ab. Auch tragen sie dazu bei, dass die persönliche Archivierung von Dokumenten, die sehr zeitaufwendig und teuer sein kann, der Vergangenheit angehört. Elektronische Signaturen können den Dokumenten-Unterzeichnungsprozess optimieren und erlauben es Anwaltskanzleien, Verträge von hohem Wert schnell und effizient auszuführen. Darüber hinaus helfen elektronische Signaturen dabei, das Risiko von Fehlern zu verringern, die während der handschriftlichen Unterzeichnung passieren können.
- Verbesserte Sicherheit
Qualifizierte elektronische Signaturen bieten im Vergleich zu traditionellen handschriftlichen Signaturen eine verbesserte Sicherheit an. Elektronische Signaturen verwenden kryptografische Techniken, um so zu garantieren, dass die Unterschrift ausschließlich zum Unterzeichner und zum Dokument passt. Die eIDAS-Regulierung hat strengste Vorgaben für die Sicherheit qualifizierter elektronischer Signaturen festgelegt. Dazu gehört die Nutzung eines Endgeräts, das die Kreation einer sicheren Signatur sowie einen sicheren Unterzeichnungsprozess gewährleistet. Anwaltskanzleien, die qualifizierte elektronische Signaturen adaptieren und nutzen, profitieren demnach von einer verbesserten Sicherheit und einer Risikominderung, wenn es um Betrug oder Fälschung geht.
- Schadensminderung rechtlicher Risiken
Anwaltskanzleien, die Verträge von hohem Wert handhaben, laufen Gefahr, signifikanten rechtlichen Risiken ausgesetzt zu sein. Scheitern sie dabei, einen Vertrag richtig auszuführen, kann das in kostspieligen Gerichtsverfahren und Schäden resultieren. Elektronische Signaturen können bei einer Schadensminderung ebenso unterstützen, wie dabei, diese Risiken deutlich zu minimieren. Wie das funktioniert? Indem sie einen klaren, nachvollziehbaren und prüffähigen Pfad des Unterzeichnungsprozess zur Verfügung stellen. Qualifizierte elektronische Signaturen bieten zusätzlichen rechtlichen Schutz, indem sie dieselbe rechtliche Gültigkeit bieten, wie handschriftliche Signaturen. Anwaltskanzleien, die qualifizierte elektronische Signaturen adaptieren und nutzen, können die gesetzlichen Risiken, die mit der Vertragsausführung verbunden sind, reduzieren. Gleichzeitig können sie sicherstellen, dass ihre Verträge rechtlich binden und durchsetzbar sind.
Zusammengefasst lässt sich festhalten, dass Anwaltskanzleien in der EU qualifizierte elektronische Signaturen adaptieren und nutzen sollten, und zwar aus mehreren Gründen. Dazu gehören die Konformität mit der EU-Gesetzgebung, eine erhöhte Effizienz, Kosteneinsparungen, eine verbesserte Sicherheit und die Schadensminderung rechtlicher Risiken. Durch die Adaption und Nutzung qualifizierter elektronischer Signaturen können Anwaltskanzleien ihre Dokumenten-Unterzeichnungsprozesse optimieren, rechtliche Risiken vermindern und gewährleisten, dass ihre Verträge rechtlich bindend und durchsetzbar sind.
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