Wie reicht man ein öffentliches Ausschreibungsverfahren mit einer qualifizierten Signatur ein?

Da die Europäische Union im Zuge der digitalen Agenda Europas zunehmend digitalisiert wird, ist das öffentliche Beschaffungswesen eines der bemerkenswertesten Bereiche, in denen Papier und Stift schnell durch digitale Dokumente und Signaturen ersetzt werden. Dieser Wandel macht den öffentlichen Sektor effizienter und ermutigt Unternehmen, sowohl große als auch kleine, digitale und umweltfreundlichere Alternativen zu suchen. Es gibt jedoch nach wie vor erhebliche Unterschiede zwischen den verschiedenen staatlichen Institutionen innerhalb eines Landes und noch mehr zwischen den Ländern. Das Verständnis der unterschiedlichen Anforderungen für die Einreichung und das erfolgreiche Abschließen des Verfahrens kann herausfordernd sein. Deshalb haben wir einen kurzen Leitfaden erstellt, der die interoperabelsten Schritte beschreibt, die man befolgen sollte, um eine öffentliche Ausschreibung digital einzureichen.

Schritte zur Einreichung einer öffentlichen Ausschreibung mit einer qualifizierten Signatur:

Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen:

• Sammeln Sie alle notwendigen Unterlagen für die Ausschreibung, einschließlich Vorschläge, Finanzberichte, Zertifikate und andere erforderliche Materialien.
• Stellen Sie sicher, dass diese Dokumente den Format- und Inhaltsanforderungen der Ausschreibung entsprechen.

Erhalt einer qualifizierten elektronischen Signatur:

• Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist eine digitale Signatur, die das höchste Maß an Sicherheit und rechtlicher Gültigkeit bietet, gleichwertig mit einer handschriftlichen Signatur. Um eine QES zu erhalten, müssen Sie:
  • Einen vertrauenswürdigen Dienstanbieter (TSP) auswählen, der qualifizierte Zertifikate für elektronische Signaturen ausstellt.
  • Identifikation vorlegen: Sie müssen möglicherweise eine persönliche oder geschäftliche Identifikation bereitstellen und in einigen Fällen persönlich oder virtuell zur Verifizierung erscheinen.
  • Das Zertifikat erhalten: Nach der Genehmigung stellt der TSP ein qualifiziertes Zertifikat für Ihre elektronische Signatur aus.

Dokumente signieren:

• Verwenden Sie Ihre QES, um die vorbereiteten Ausschreibungsunterlagen zu signieren. Dieser Schritt erfordert Software oder Hardware, die mit der erworbenen Signatur kompatibel ist (wie z. B. eine Smartcard, ein USB-Token oder ein sicheres Signaturerstellungsgerät). Wir haben My ZealiD entwickelt, ein einfaches Tool, das Ihnen zusammen mit der ZealiD-App beim Signieren eines PDFs hilft.
• Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente, die eine Signatur erfordern, digital signiert sind. Einige Systeme verlangen möglicherweise Signaturen auf spezifischen Anhängen oder Formularen.

(Optional) Überprüfung der signierten Dokumente:

• Die einfachste Methode zur Überprüfung ist das Öffnen der signierten Dokumente in einer Adobe Acrobat Reader-Anwendung auf Ihrem Computer. Achten Sie auf eine blaue Leiste über Ihrem Dokument, die bestätigt, dass die Signaturen gültig sind:
  
• Verwenden Sie die EU-Liste der Vertrauensdienste, um einen Validierungsanbieter zu finden. Es gibt viele in der EU, und einige bieten sogar kostenlose Validierungen an.
• Kontaktieren Sie unseren Support, wenn Sie ZealiD-Signaturen verwendet haben und Unterstützung bei der Validierung benötigen: support@zealid.com

Verwendung des Online-Ausschreibungsportals:

• Greifen Sie auf das öffentliche Ausschreibungsportal zu (z. B. eine e-Procurement-Plattform). Die meisten Regierungen oder öffentlichen Institutionen verwenden spezifische Portale, um Ausschreibungen zu verwalten.
• Registrieren Sie sich oder melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an.
• Befolgen Sie die Anweisungen zur Einreichung der Ausschreibung auf dem Portal.

Hochladen und Einreichen signierter Dokumente:

• Laden Sie Ihre digital signierten Ausschreibungsunterlagen hoch. Stellen Sie sicher, dass die Dateien den angegebenen Dateiformaten entsprechen (in der Regel PDF oder XML).
• Einige Plattformen erfordern möglicherweise auch die Eingabe von Metadaten (wie Unternehmensdetails, Angebotsbeträge usw.).

Verifizierung der Signatur:

• Das Portal überprüft in der Regel Ihre QES automatisch über das Zertifikat des Vertrauensdiensteanbieters.
• Stellen Sie sicher, dass Ihre Signatur verifiziert wird und keine Fehler angezeigt werden.

Einreichen und Bestätigen:

• Überprüfen Sie alle hochgeladenen Dokumente und Einreichungsdetails, bevor Sie den Vorgang abschließen.
• Wenn Sie zufrieden sind, reichen Sie Ihre Ausschreibung ein. Sie erhalten möglicherweise eine Bestätigung der Einreichung und möglicherweise eine eindeutige Tracking-Nummer für zukünftige Verweise.

Erhalt einer Bestätigung:

• Nach der Einreichung sollten Sie eine Bestätigung oder Quittung erhalten. Bewahren Sie diese auf, falls es während der Bewertung der Ausschreibung zu Problemen kommt.

Zusätzliche Tipps:

• Rechtliche Anforderungen prüfen: Öffentliche Ausschreibungen haben oft spezifische rechtliche und verfahrensrechtliche Anforderungen hinsichtlich der Verwendung elektronischer Signaturen. Stellen Sie sicher, dass Ihre QES den einschlägigen Gesetzen entspricht (z. B. eIDAS in der Europäischen Union).
• Fristen zur Einreichung: Reichen Sie Ihre Ausschreibung immer vor Ablauf der Frist ein und lassen Sie genügend Zeit für etwaige technische Probleme.
• Technischer Support: Wenn Sie auf Schwierigkeiten mit dem Portal oder der Signaturüberprüfung stoßen, wenden Sie sich an das Support-Team der Plattform oder an den qualifizierten Signaturanbieter.

Mehr erfahren

Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie Sie eine qualifizierte elektronische Signatur für öffentliche Ausschreibungen in einem bestimmten Land erhalten können?

ZealiD arbeitet mit den innovativsten Unternehmen zusammen, um deren öffentliche Ausschreibungsprozesse und Vertragsmanagement mit QES zu verbessern.

 

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