Avec l’Union européenne qui se numérise de plus en plus dans le cadre de l’agenda numérique européen, les marchés publics figurent parmi les domaines où le papier et le stylo sont rapidement remplacés par des documents et des signatures numériques.
Cette transformation rend le secteur public plus efficace et encourage les entreprises, grandes et petites, à adopter des alternatives numériques et plus respectueuses de l’environnement.
Cependant, des différences importantes subsistent entre les institutions gouvernementales d’un même pays, et encore plus entre différents pays. Comprendre les exigences spécifiques pour soumettre une offre et réussir le processus peut être complexe.
C’est pourquoi nous avons rédigé un court guide qui décrit les étapes les plus interopérables à suivre pour soumettre un appel d’offres public de manière numérique.
Étapes pour Soumettre un Appel d’Offres Public avec une Signature Qualifiée
-
Préparer les Documents de l’Appel d’Offres
- Rassemblez tous les documents nécessaires, y compris les propositions, états financiers, certificats et tout autre matériel requis.
- Assurez-vous que ces documents respectent les exigences de format et de contenu spécifiées dans l’avis d’appel d’offres.
-
Obtenir une Signature Électronique Qualifiée (SEQ)
Une SEQ offre le plus haut niveau de sécurité et de validité juridique, équivalente à une signature manuscrite. Pour l’obtenir :
- Choisir un Prestataire de Services de Confiance (TSP) : Sélectionnez un TSP qui délivre des certificats qualifiés pour les signatures électroniques.
- Fournir une Identification : Vous devrez fournir une identification personnelle ou commerciale et, dans certains cas, vous présenter en personne ou virtuellement pour une vérification.
- Recevoir le Certificat : Une fois approuvé, le TSP émettra un certificat qualifié pour votre signature électronique.
-
Signer les Documents
- Utilisez votre SEQ pour signer les documents de l’appel d’offres. Cela nécessite un logiciel ou un matériel compatible avec la signature obtenue (comme une carte à puce, un token USB ou un dispositif de création de signature sécurisé).
- Outil Recommandé : Utilisez My ZealiD en combinaison avec l’application mobile ZealiD pour signer facilement vos fichiers PDF.
- Assurez-vous que tous les documents nécessitant une signature sont signés numériquement. Certains systèmes peuvent exiger des signatures sur des pièces jointes ou formulaires spécifiques.
-
(Optionnel) Vérifier vos Documents Signés
- La méthode la plus simple consiste à ouvrir les documents signés dans l’application Adobe Acrobat Reader sur votre ordinateur.
- Recherchez une barre bleue au-dessus de votre document confirmant que les signatures sont valides.
Ces étapes garantissent que vos soumissions numériques respectent les normes les plus strictes de sécurité et de conformité juridique.
-
Utiliser la Liste de Confiance de l’UE pour Trouver un Fournisseur de Validation
- Consultez la Liste de Confiance de l’Union Européenne pour identifier un fournisseur de validation. Il existe de nombreux prestataires dans l’UE, dont certains proposent des services de validation gratuits.
- Si vous utilisez les signatures ZealiD, contactez notre assistance pour obtenir de l’aide en matière de validation : support@zealid.com.
-
Accéder au Portail des Appels d’Offres en Ligne
- Accédez au portail public des appels d’offres (par exemple, une plateforme d’e-Procurement). La plupart des gouvernements ou institutions publiques utilisent des portails spécifiques pour gérer les appels d’offres.
- Inscrivez-vous ou connectez-vous au portail avec vos identifiants.
- Suivez les instructions de soumission indiquées sur la plateforme.
-
Téléverser et Soumettre les Documents Signés
- Téléchargez vos documents d’appel d’offres signés numériquement. Assurez-vous que les fichiers respectent les formats requis (généralement PDF ou XML).
- Certaines plateformes peuvent également exiger des métadonnées supplémentaires (détails de l’entreprise, montants des offres, etc.).
-
Vérification de la Signature
- Le portail vérifiera généralement automatiquement votre SEQ grâce au certificat du prestataire de services de confiance.
- Assurez-vous que votre signature est validée et qu’aucune erreur n’est signalée.
-
Soumettre et Confirmer
- Vérifiez tous les documents téléversés et les détails de la soumission avant de finaliser.
- Une fois satisfait, soumettez votre offre. Vous recevrez peut-être une confirmation de soumission et un numéro de suivi unique pour référence ultérieure.
-
Recevoir une Accusation de Réception
- Après la soumission, vous devriez recevoir une confirmation ou un accusé de réception. Conservez-le pour vos dossiers en cas de problèmes lors de l’évaluation de l’offre.
Ces étapes finales garantissent que votre soumission numérique respecte les exigences techniques et réglementaires, augmentant vos chances de succès dans les appels d’offres publics.
Conseils Supplémentaires :
- Vérifiez les Exigences Légales : Les appels d’offres publics ont souvent des exigences légales et procédurales spécifiques concernant l’utilisation des signatures électroniques. Assurez-vous que votre SEQ est conforme aux lois pertinentes (par exemple, eIDAS dans l’Union européenne).
- Délais de Soumission : Soumettez toujours avant la date limite, en laissant du temps pour d’éventuels problèmes techniques.
- Assistance Technique : Si vous rencontrez des difficultés avec le portail ou la vérification de la signature, consultez l’équipe de support de la plateforme ou le prestataire de signature qualifié pour obtenir de l’aide.
.svg "ZealiD Logo New (1)"){kind=small}
