Personalverantwortliche in der EU, aufgepasst: Hochsichere eSignaturen kommen – Sind Sie bereit?

Die HR-Landschaft befindet sich im rasanten Wandel, und qualifizierte elektronische Signaturen (QES) gemäß der eIDAS-Verordnung entwickeln sich zu einem entscheidenden Instrument für Compliance, Sicherheit und operative Effizienz. In mehreren EU-Mitgliedstaaten sind QES bereits für HR-bezogene Prozesse verpflichtend oder dringend empfohlen. In den nächsten 2–3 Jahren wird ihre Einführung voraussichtlich für alle wichtigen Dokumente flächendeckend erfolgen.

Wenn Sie weiterhin auf fortgeschrittene elektronische Signaturen (AES) setzen, sollten Sie die damit verbundenen Risiken bedenken – Sicherheitsverletzungen, Compliance-Verstöße, DSGVO-Probleme und Streitigkeiten über die Gültigkeit von Dokumenten. Der Umstieg auf hochsichere qualifizierte elektronische Signaturen (QES) bietet Ihrem Unternehmen zahlreiche Vorteile: plattformübergreifende Interoperabilität, verbesserte Mitarbeitererfahrungen und zukunftssichere digitale Verwaltung.

Länder, in denen QES verpflichtend oder dringend empfohlen ist

Die folgenden EU-Mitgliedstaaten verlangen bereits oder empfehlen dringend den Einsatz von QES für wichtige HR-bezogene Dokumente:

1. Deutschland
2. Österreich
3. Italien
4. Frankreich
5. Spanien
6. Polen
7. Niederlande
8. Ungarn
9. Rumänien

Die übrigen Länder sind auf dem Weg dorthin.

HR-Anwendungsfälle für QES

Während die spezifischen Anforderungen je nach Land variieren, sind dies die HR-Szenarien, in denen hochsichere Signaturen besonders kritisch sind:

1. Arbeitsverträge: Besonders für Führungspositionen oder Rollen mit komplexen Vertragsbedingungen.
2. Kündigungsschreiben: Für rechtssichere und unanfechtbare Mitteilungen.
3. Wettbewerbsverbote: Zur Durchsetzbarkeit und zum rechtlichen Schutz.
4. Vertraulichkeitsvereinbarungen: Zum Schutz sensibler Unternehmensinformationen.
5. Gehalts- und Bonusvereinbarungen: Um Streitigkeiten und rechtliche Unklarheiten zu vermeiden.
6. Renten- und Sozialleistungsverträge: Für sichere und rechtskonforme langfristige Verpflichtungen.
7. Änderungen der Beschäftigungsbedingungen: Zur formalen und rechtlich klaren Festlegung von Anpassungen.
8. Sicherheitsrelevante Positionen: Insbesondere bei regulatorisch überwachten Tätigkeiten.
9. Digitale Archivierung: Zur gesetzeskonformen Aufbewahrung und Sicherung von Dokumenten mit QES.

Warum QES die Zukunft im Personalwesen ist

Der Umstieg auf QES dient nicht nur der Einhaltung aktueller rechtlicher Vorgaben – er minimiert Risiken und bereitet Ihr Unternehmen auf die Zukunft vor.

1. Cybersicherheit und Datenschutz
   QES gewährleistet die Verifizierung der Unterzeichneridentität durch regulierte Zertifikate, reduziert Betrugsrisiken erheblich und stärkt das Vertrauen.

2. Mitarbeitererlebnis
   Eine einmalige Remote-Identifizierung kann zwar leicht umständlich sein, doch der Vorteil überwiegt: Mitarbeitende erhalten plattformübergreifende Identitäten, die nahtlos mit Anbietern wie Adobe, DocuSign und Entrust funktionieren.

3. Rechtliche Sicherheit
   Im Gegensatz zur AES bietet QES einen unumstößlichen rechtlichen Schutz, der Ihr Unternehmen vor Streitigkeiten und ungültigen Verträgen bewahrt.

4. Zukunftssichere HR-Prozesse
   Da gesetzliche Vorgaben immer strenger werden, vermeiden Unternehmen, die jetzt auf QES umsteigen, teure Umstellungen in der Zukunft und sichern langfristige Compliance und betriebliche Kontinuität.

HR-Führungskräfte, jetzt ist die Zeit zum Handeln! Lassen Sie sich von ZealiD unterstützen! Wechseln Sie zu QES, um die Zukunft Ihres Unternehmens zu sichern, die Compliance zu stärken und Ihren Mitarbeitenden ein nahtloses Erlebnis zu bieten. Warten Sie nicht, bis es zur Pflicht wird – beginnen Sie noch heute damit, Ihre HR-Prozesse zukunftssicher zu gestalten.

Und denken Sie daran: Hochsichere E-Signaturen werden in allen Geschäftsbeziehungen benötigt – nicht nur in der EU. Der europäische Standard ist der perfekte Ausgangspunkt.