Wie reiche ich ein öffentliches Angebot mit einer qualifizierten Signatur ein?

Da die Europäische Union im Rahmen der digitalen Agenda Europas zunehmend digitalisiert wird, ist die öffentliche Beschaffung eines der bemerkenswertesten Bereiche, in denen Stift und Papier schnell durch digitale Dokumente und Signaturen ersetzt werden.

Dieser Wandel macht den öffentlichen Sektor effizienter und ermutigt Unternehmen, ob groß oder klein, auf digitale und umweltfreundlichere Alternativen umzusteigen.

Dennoch bestehen weiterhin erhebliche Unterschiede zwischen verschiedenen staatlichen Institutionen innerhalb desselben Landes und erst recht zwischen unterschiedlichen Ländern. Das Verständnis der spezifischen Anforderungen für die Einreichung und die erfolgreiche Abwicklung des Prozesses kann eine Herausforderung darstellen.

Aus diesem Grund haben wir einen kurzen Leitfaden erstellt, der die interoperabelsten Schritte beschreibt, die man befolgen sollte, um ein öffentliches Angebot digital einzureichen.

Schritte zur Einreichung eines öffentlichen Angebots mit einer qualifizierten Signatur:

Durch diese Schritte wird sichergestellt, dass Ihr Angebot sicher, rechtskonform und ordnungsgemäß eingereicht wird.

Schritte zur Einreichung eines öffentlichen Angebots mit einer qualifizierten Signatur:

1. Vorbereitung der Ausschreibungsunterlagen

• Sammeln Sie alle notwendigen Unterlagen für das Angebot, einschließlich Vorschläge, Finanzberichte, Zertifikate und anderer geforderter Dokumente.
• Stellen Sie sicher, dass diese Dokumente den Format- und Inhaltsanforderungen entsprechen, die in der Ausschreibung angegeben sind.

2. Erhalt einer qualifizierten elektronischen Signatur (QES)

Eine QES ist eine digitale Signatur mit dem höchsten Sicherheits- und Rechtsniveau, das einer handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt ist.

Schritte zum Erhalt einer QES:

• Wählen Sie einen Vertrauensdiensteanbieter (TSP): Entscheiden Sie sich für einen qualifizierten Anbieter, der zertifizierte elektronische Signaturen ausstellt, wie ZealiD.
• Identitätsprüfung: Stellen Sie persönliche oder geschäftliche Identifikationsdaten bereit. In manchen Fällen kann eine persönliche oder virtuelle Verifikation erforderlich sein.
• Zertifikatserhalt: Nach Genehmigung stellt der TSP ein qualifiziertes Zertifikat für Ihre elektronische Signatur aus.

3. Unterzeichnung der Unterlagen

• Verwenden Sie Ihre QES, um die vorbereiteten Ausschreibungsunterlagen zu signieren.
• Nutzen Sie kompatible Software oder Hardware (z. B. Smartcard, USB-Token oder ein sicheres Signaturerstellungsgerät).
• Mit der ZealiD Mobile App können Sie PDFs einfach und sicher signieren – beispielsweise über My ZealiD.
• Stellen Sie sicher, dass alle Dokumente, die eine Unterschrift erfordern, digital signiert werden. Einige Systeme könnten spezifische Signaturen für Anhänge oder Formulare verlangen.

4. (Optional) Überprüfung Ihrer signierten Dokumente

• Öffnen Sie die signierten Dokumente mit Adobe Acrobat Reader.
• Suchen Sie nach einer blauen Leiste über dem Dokument mit der Bestätigung, dass die Signaturen gültig sind.

Durch diese Schritte wird sichergestellt, dass Ihr Angebot sicher, rechtskonform und ordnungsgemäß eingereicht wird.

5. Verwenden Sie die EU-Liste der vertrauenswürdigen Anbieter für die Validierung

• Nutzen Sie die EU-Liste der Trusted Lists, um einen Anbieter für die Validierung Ihrer Signaturen zu finden. Es gibt zahlreiche Anbieter in der EU, einige davon bieten sogar kostenlose Validierungsdienste an.
• ZealiD-Nutzer: Wenn Sie ZealiD-Signaturen verwendet haben und Unterstützung bei der Validierung benötigen, wenden Sie sich an unseren Support: support@zealid.com.

6. Nutzung des Online-Tender-Portals

• Rufen Sie das öffentliche Ausschreibungsportal auf (z. B. eine e-Procurement-Plattform). Die meisten Regierungen oder öffentlichen Institutionen verwenden spezielle Portale zur Verwaltung von Ausschreibungen.
• Registrieren oder einloggen: Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an oder erstellen Sie ein Konto.
• Befolgen Sie die Anweisungen: Halten Sie sich an die auf dem Portal bereitgestellten Einreichungsanweisungen.

7. Hochladen und Einreichen der signierten Dokumente

• Hochladen: Laden Sie Ihre digital signierten Ausschreibungsunterlagen hoch. Stellen Sie sicher, dass die Dateien den geforderten Formaten entsprechen (typischerweise PDF oder XML).
• Metadaten hinzufügen: Einige Plattformen können zusätzliche Eingaben wie Unternehmensdaten oder Angebotsbeträge erfordern.

8. Validierung der Signatur

• Das Portal validiert Ihre QES normalerweise automatisch über das Zertifikat des Vertrauensdiensteanbieters.
• Überprüfen Sie, ob Ihre Signatur erfolgreich validiert wurde und keine Fehler angezeigt werden.

9. Einreichung und Bestätigung

• Überprüfen: Kontrollieren Sie alle hochgeladenen Dokumente und Eingabedaten vor der endgültigen Einreichung.
• Einreichen: Reichen Sie Ihr Angebot ein. In der Regel erhalten Sie eine Bestätigung über die erfolgreiche Einreichung, möglicherweise auch eine Tracking-Nummer für zukünftige Referenzen.

10. Empfang der Bestätigung

• Nach der Einreichung sollten Sie eine Bestätigung oder Quittung erhalten. Bewahren Sie diese sicher auf, falls es während der Bewertung des Angebots zu Unstimmigkeiten kommt.

Hinweis: Durch Befolgen dieser Schritte stellen Sie sicher, dass Ihr Angebot rechtskonform, sicher und korrekt eingereicht wird.

Zusätzliche Tipps:

1. Rechtliche Anforderungen prüfen:
Öffentliche Ausschreibungen haben oft spezifische rechtliche und verfahrenstechnische Anforderungen für die Nutzung elektronischer Signaturen. Stellen Sie sicher, dass Ihre qualifizierte elektronische Signatur (QES) den geltenden Gesetzen entspricht (z. B. eIDAS in der Europäischen Union).

2. Fristen einhalten:
Reichen Sie Ihr Angebot stets vor Ablauf der Frist ein, um genügend Zeit für die Lösung eventueller technischer Probleme zu haben.

3. Technischer Support:
Falls Sie auf Schwierigkeiten bei der Nutzung des Portals oder bei der Signaturvalidierung stoßen, wenden Sie sich an das Support-Team der Plattform oder an den Anbieter Ihrer qualifizierten Signatur.

Tipp: Eine sorgfältige Vorbereitung und frühzeitige Einreichung erhöhen die Erfolgschancen bei öffentlichen Ausschreibungen erheblich.

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ZealiD arbeitet mit den innovativsten Unternehmen zusammen, um ihre Workflows für öffentliche Ausschreibungen und ihr Vertragsmanagement mit qualifizierten elektronischen Signaturen (QES) zu optimieren.

 

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