À mesure que l'Union européenne se numérise de plus en plus dans l'esprit de son agenda numérique, la commande publique est l'un des domaines les plus remarquables où le papier et la plume sont rapidement remplacés par des documents et signatures numériques. Ce changement rend le secteur public plus efficace et encourage les entreprises, grandes et petites, à adopter des alternatives numériques et plus respectueuses de l'environnement. Cependant, des différences significatives subsistent entre les diverses institutions gouvernementales d'un même pays, et encore plus entre les différents pays. Comprendre les différents critères de soumission et réussir à finaliser le processus peut être difficile. C'est pourquoi nous avons rédigé un court guide décrivant les étapes les plus interopérables à suivre pour soumettre un appel d'offres numériquement.
Étapes pour soumettre un appel d'offres avec une signature qualifiée :
Préparer les documents de l'appel d'offres :
- Rassemblez tous les documents nécessaires à l'appel d'offres, y compris les propositions, les états financiers, les certificats et tout autre matériel requis.
- Assurez-vous que ces documents répondent aux exigences de format et de contenu décrites dans l'avis d'appel d'offres.
Obtenir une signature électronique qualifiée :
- Une signature électronique qualifiée (QES) est une signature numérique qui offre le plus haut niveau de sécurité et de validité juridique, équivalente à une signature manuscrite. Pour obtenir une QES, vous devrez :
- Sélectionner un prestataire de services de confiance (TSP) qui délivre des certificats qualifiés pour les signatures électroniques.
- Fournir une identification : Vous devrez peut-être fournir une identification personnelle ou commerciale, et dans certains cas, vous présenter en personne ou virtuellement pour la vérification.
- Recevoir le certificat : Une fois approuvé, le TSP vous délivrera un certificat qualifié pour votre signature électronique.
Signer les documents :
- Utilisez votre QES pour signer les documents de l'appel d'offres préparés. Cette étape nécessite un logiciel ou un matériel compatible avec la signature obtenue (comme une carte à puce, un jeton USB ou un dispositif de création de signature sécurisé). Nous avons développé My ZealiD comme un outil simple pour vous aider à atteindre cet objectif en combinaison avec l'application mobile ZealiD lors de la signature d'un PDF.
- Assurez-vous que tous les documents nécessitant une signature sont signés numériquement. Certains systèmes peuvent exiger des signatures sur des pièces jointes ou des formulaires spécifiques.
(Facultatif) Vérifier vos documents signés :
- Le moyen le plus simple de vérifier est d'ouvrir les documents signés dans l'application Adobe Acrobat Reader sur votre ordinateur. Recherchez une barre bleue au-dessus de votre document confirmant la validité des signatures:
- Utilisez la liste des listes de confiance de l'UE pour trouver un fournisseur de validation ; il en existe plusieurs dans l'UE et certains offrent même une validation gratuite.
- Contactez notre support si vous avez utilisé des signatures ZealiD pour obtenir de l'aide dans la validation : support@zealid.com
Utiliser le portail d'appels d'offres en ligne :
- Accédez au portail des appels d'offres publics (par exemple, une plateforme de e-Procurement). La plupart des gouvernements ou des institutions publiques utilisent des portails spécifiques pour gérer les appels d'offres.
- Inscrivez-vous ou connectez-vous au portail en utilisant vos identifiants.
- Suivez les instructions de soumission des appels d'offres fournies sur le portail.
Télécharger et soumettre les documents signés :
- Téléchargez vos documents d'appel d'offres signés numériquement. Assurez-vous que les fichiers respectent les formats de fichiers spécifiés (généralement PDF ou XML).
- Certaines plateformes peuvent également exiger l'insertion de métadonnées (comme les détails de l'entreprise, les montants des offres, etc.).
Vérification de la signature :
- Le portail vérifiera généralement automatiquement votre QES via le certificat du prestataire de services de confiance.
- Assurez-vous que votre signature est vérifiée et qu'aucune erreur n'est signalée.
Soumettre et confirmer :
- Vérifiez tous les documents téléchargés et les détails de soumission avant de finaliser.
- Une fois satisfait, soumettez votre appel d'offres. Vous pourriez recevoir une confirmation de soumission et un numéro de suivi unique pour une référence future.
Recevoir un accusé de réception :
- Après la soumission, vous devriez recevoir une confirmation ou un reçu. Conservez-le pour vos dossiers au cas où des problèmes surviendraient pendant le processus d'évaluation de l'appel d'offres.
Conseils supplémentaires:
- Vérifiez les exigences légales : Les appels d'offres publics comportent souvent des exigences légales et procédurales spécifiques concernant l'utilisation des signatures électroniques. Assurez-vous que votre QES est conforme aux lois en vigueur (par exemple, eIDAS dans l'Union européenne).
- Délais de soumission : Soumettez toujours avant la date limite, en laissant du temps pour résoudre d'éventuels problèmes techniques.
- Support technique : Si vous rencontrez des difficultés avec le portail ou la vérification de la signature, consultez l'équipe de support de la plateforme ou le prestataire de signatures qualifiées.