Arbeitgeber, schnallt euch an – Qualifiziertes Unterzeichnen macht sich in eure Richtung auf

Einleitung

Im heutigen digitalen Zeitalter umarmen Unternehmen immer mehr die digitale Umwandlung. So können sie ihre Arbeitsprozesse straffen und ihre Effizienz erhöhen. Ein Bereich, der immer mehr an Zugkraft gewinnt, ist die Nutzung qualifizierter Signaturen für diverse HR-basierte Dokumente. Angefangen bei Arbeitsverträgen über Prämiensysteme und Kostenberichte bis hin zu Vorteilen und Vergünstigungen – qualifiziertes Unterzeichnen bietet jede Menge Benefits. Dazu zählen eine erhöhte Sicherheit, rechtliche Konformität und eine verbesserte Effizienz. Dieser Beitrag erkundet den wachsenden Trend qualifizierter Signaturen in HR-Arbeitsprozessen. Er hebt zudem die Sichtweise verschiedener Länder hervor, darunter Deutschland, Polen, Griechenland, Zypern, die Ukraine, Ungarn, Tschechien, Kroatien, Bulgarien, Litauen und die Schweiz.

Erhöhte Sicherheit und rechtliche Konformität

Einer der Hauptgründe, warum qualifizierte Signaturen ein absolutes Muss für HR-basierte Dokumente werden, ist die erhöhte Sicherheit, die sie garantieren. Qualifizierte Signaturen wenden fortschrittliche kryptographische Techniken an. Damit gewährleisten sie Integrität, Authentizität und die Nichtabstreitbarkeit elektronisch unterzeichneter Dokumente. Das wiederum reduziert das Risiko von Betrug, Manipulation und unbefugtem Zugriff immens.

Laut einer Studie von PwC[^1] sind Vorfälle in der Cybersicherheit in den letzten Jahren kontinuierlich angestiegen. Damit wird die Datensicherheit für Unternehmen zur absoluten Top-Priorität. Durch die Anwendung qualifizierter Signaturen können Arbeitgeber das Risiko von Datenverletzungen minimieren. Auch können sie die Konformität mit Datenschutzvorschriften gewährleisten, wie beispielsweise der Allgemeinen Datenschutz Grundverordnung (DSGVO)  der Europäischen Union.

Darüber hinaus sind qualifizierte Signaturen rechtlich bindend. Sie sind das rechtliche Äquivalent zu handschriftlichen Signaturen, und das in vielen Ländern. So halten beispielsweise in Deutschland das Signaturgesetz (SigG) und die EU-eIDAS-Regulierungen[^2] das rechtliche Rahmenwerk für qualifizierte Signaturen fest. Sie gewähren ihnen denselben Status wie handschriftlichen Signaturen. Diese Anerkennung gewährleistet, dass HR-Dokumente, die mit qualifizierten Signaturen unterzeichnet wurden, rechtlich bindend und vor einem Gericht gültig sind.

Verbesserte Effizienz und Kosteneinsparungen

Die Adaption qualifizierter Signaturen in HR-Arbeitsprozessen bietet zudem bedeutende Effizienzgewinne und Kosteneinsparungen für Arbeitgeber. Die traditionellen Unterzeichnungen auf Dokumenten in Papierform können sehr zeitaufwendig sein. Sie erfordert körperliche Verteilung, Drucken, Unterzeichnen und Lagerung. Im Gegensatz dazu ermöglichen qualifizierte Signaturen nahtloses digitales Unterzeichnen. So beseitigen sie den Bedarf an manuellen Prozessen und reduzieren die administrativen Lasten.

Ein Bericht von Deloitte[^3] hebt hervor, dass digitale Signaturen bis zu 85 % der Zeit einsparen können, die ansonsten für die Unterzeichnungsprozesse bei papierbasierten Dokumenten anfällt. Die Beseitigung von Papier, Drucken und Lieferantenkosten reduzieren aber nicht nur operative Kosten. Sie tragen auch zur Nachhaltigkeit bei. Unternehmen können diese Einsparungen für andere HR-Initiativen aufwenden oder sie in Programme für ihre Arbeitnehmer investieren. So erhöhen sie langfristig die Mitarbeiterzufriedenheit und deren Engagement.

Länder-Sichtweisen zu Qualifizierten Signaturen

Deutschland: Deutschland ist einer der Vorreiter in der Implementierung qualifizierter Signaturen, und das in verschiedenen Sektoren. Das Land hat fest etablierte Gesetzesrichtlinien, wie beispielsweise das Signaturgesetz (SigG). Es bietet eine solide Basis für die Adaption qualifizierter Signaturen in HR-Arbeitsprozessen[^2].

Polen: Polen hat einen erheblichen Fortschritt in der digitalen Veränderung gezeigt, unter anderem mit dem Polnischen Gesetz zu Vertrauenswürdigen Anbietern und Elektronischer Identifikation[^4]. Es unterstützt die Nutzung qualifizierter Signaturen. Das Land legt eine immer höhere Wichtigkeit auf die Digitalisierung und ist motiviert, qualifiziertes Unterzeichnen für HR-basierte Dokumente anzuwenden.

Griechenland, Zypern, die Ukraine, Ungarn, Tschechien, Kroatien, Bulgarien und Litauen: Diese Länder sind alle Mitglieder der Europäischen Union und müssen sich an die eIDAS-Regulierungen halten[^2]. Die eIDAS-Regulierungen halten ein rechtliches Rahmenwerk für qualifizierte Signaturen europaweit fest. Sie ermutigen die Adaption für HR-basierte Arbeitsprozesse. Jedes Land hat seine spezifische Implementierung und örtliche Vorschriften, die die Konformität mit den eIDAS-Vorschriften gewährleisten.

Schweiz: Die Schweiz, obwohl kein EU-Mitgliedsstaat, hat ihr eigenes rechtliches Rahmenwerk für digitale Signaturen, inklusive qualifizierter Signaturen. Das Bundesgesetz über die elektronische Signatur (ZertES) stellt eine rechtliche Basis für die Nutzung qualifizierter Signaturen dar. Dadurch werden sie zu einer tragbaren Option für HR-basierte Dokumente in diesem Land.

Zusammenfassung

Die weitverbreitete Adaption qualifizierter Signaturen in HR-basierten Dokumenten nimmt an Schwung in verschiedenen Ländern zu. Mit erhöhter Sicherheit, rechtlicher Gültigkeit, verbesserter Effizienz und Kosteneinsparungen zeigen sie Arbeitgebern die Benefits qualifizierten Unterzeichnens für Arbeitsverträge, Prämiensysteme, Kostenberichte und Vorteile und Vergünstigungen. Länder wie Deutschland, Polen, Griechenland, Zypern, die Ukraine, Ungarn, Tschechien, Kroatien, Bulgarien, Litauen und die Schweiz umarmen diesen Trend. Sie nutzen bestehende rechtliche Rahmenwerke und Regulierungen, um die Konformität zu gewährleisten und um die digitale Veränderung in den HR-Arbeitsprozessen anzutreiben. Während Unternehmen immer mehr um höhere Effizienz und Konformität bemüht sind, ist qualifiziertes Unterzeichnen auf dem besten Weg, ein wesentlicher Teil von HR-Arbeitsprozessen zu werden.

Mehr Infos:

Quellen

[^1] PwC Global Economic Crime and Fraud Survey 2020: https://www.pwc.com/gx/en/services/advisory/consulting/forensics/economic-crime-survey.html
[^2] EU Regulation (EU) No 910/2014 (eIDAS Regulation): https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/HTML/?uri=CELEX:32014R0910&from=EN
[^3] Deloitte Report on Digital Signatures: https://www2.deloitte.com/content/dam/Deloitte/de/Documents/technology-media-telecommunications/deloitte-dlt-digital-signatures-en-170622.pdf
[^4] Polish Act on Trust Services and Electronic Identification (Ustawa o usługach zaufania oraz identyfikacji elektronicznej): http://isap.sejm.gov.pl/isap.nsf/DocDetails.xsp?id=WDU20210000232
[^5] Swiss Federal Act on Electronic Signatures and Certification Services (ZertES): https://www.admin.ch/opc/en/classified-compilation/20001588/index.htm